Rompetrol

NOTĂ DE INFORMARE PRIVIND PROTECŢIA DATELOR CU CARACTER PERSONAL
Actualizat în data de 10.02.2021


În conformitate cu Regulamentul (UE) nr. 679 din 27 aprilie 2016 privind protecţia persoanelor fizice în ceea ce priveşte prelucrarea datelor cu caracter personal şi privind libera circulaţie a acestor date şi de abrogare a Directivei 95/46/CE (denumita în continuareRegulamentul General UE privind protecţia datelor” sau „RGPD”), a actelor normative interne aprobate în vederea implementarii Regulamentului General UE, Societatea Rompetrol Downstream S.R.L., care face parte din Grupul KMG International (denumita în continuare "Societatea" sau “Operatorul”), cu sediul în Bucuresti, sector 1, Piata Presei Libere, nr. 3-5, City Gate Northen Tower, et. 2, înregistrată la Registrul Comerţului Bucureşti sub nr. J40/1716/2000, CUI RO12751583, în calitate de operator de date cu caracter personal, are obligaţia să prelucreze datele dumneavoastră cu caracter personal pe care ni le-aţi furnizat, în condiţii de siguranţă, cu bună credinţă şi în conformitate cu prevederile legale în vigoare, exclusiv în realizarea scopurilor prevazute în cele de mai jos.


1. Datele cu caracter personal

Datele prelucrate pentru clientii care detin card Fill&Go sunt urmatoarele:

  1. numele si prenumele;
  2. data si locul nașterii, alte date din actul de identitate;
  3. adresa (domiciliul/ reședinţa), telefonul/ faxul, e-mailul;
  4. codul numeric personal, seria si numărul actului de identitate;
  5.  sexul;
  6. contul IBAN si Banca;
  7. date privind serviciile si produsele achiziţionate, cum ar fi: cantitate, valoare, data si locul achiziţiei carburantului;
  8. codul de card Fill&Go si loialitate;
  9. date privind veniturile realizate;
  10. imaginea dumneavoastră;
  11. vocea dumneavoastră, în cazul apelurilor telefonice prin Infoline / call center;
  12. numărul și valoarea punctelor de loialitate adunate în cadrul programului de loialitate Rompetrol Go;
  13. istoric tranzacţii card Fill & Go și de loialitate;
  14. alte date.

Datele prelucrate pentru clientii care nu detin card Fill&Go sunt urmatoarele:

  1. imaginea Dumneavoastra;
  2. vocea Dumneavoastra, în cazul apelurilor telefonice prin Infoline / call center.

Datele prelucrate pentru clientii inrolati in Programul de fidelitate Rompetrol GO sunt urmatoarele:

  1. nume, prenume, adresă de e-mail, număr de telefon, gen, data nașterii;
  2. date din contul clienţilor Rompetrol Go care deţin un card Fill&Go Personal:   adresa, codul de client, tranzacţii efectuate;
  3. date privind data și locaţia înrolării;
  4. date privind serviciile și produsele achiziţionate, cum ar fi: cantitate, valoare, data și locul achiziţiei;
  5. punctele adunate, preferinţe și cuantum de consum, frecvenţa și valoarea achiziţiei;



2. Scopurile prelucrării datelor cu caracter personal

Aceste date sunt prelucrate de către Societate în următoarele scopuri:

  1. în vederea achiziţionării de către dumneavoastră a produselor GPL, carburanţilor si altor produse specifice, eliberării de garanţii financiare pentru sumele de bani reţinute cu titlu de garanţie, după caz, contractării si gestionarii contractelor încheiate cu dumneavoastră, în calitate de client si/sau utilizator de card Fill&Go Personal, conform art. 6, alin. 1, lit. b) din Regulamentul General privind protecţia datelor în vederea încheierii si executării unui contract cu persoana vizata;
  2. pentru realizarea plăţilor, respectiv a facturării serviciului oferit, conform art. 6 alin. 1, lit. b) din Regulamentul General privind protecţia datelor;
  3. în vederea verificării bonităţii si aprobării limitei de credit pentru clienţii Fill&Go Credit, conform art. 6, alin. 1), lit. f) din Regulamentul General privind protecţia datelor, respectiv în interesul legitim al Operatorului de a aplica măsuri de analiză a riscurilor la creditare;
  4. în vederea îndeplinirii unei obligaţii legale de către Operator, respectiv în vederea asigurării de servicii de pază, prin analiza incidentelor de securitate (Legea nr. 333/2003 si HG 301/2012), transportului de marfă (transportul bunurilor periculoase - HG 1175/2007, Ordinul Ministerului Transportului Construcţiilor și Turismului nr. 1214/2015, Ordin nr. 1044/2003), realizarea măsurilor de prevenire a infracţiunilor de spălare a banilor (Legea nr.129/11.07.2019 pentru prevenirea si combaterea spălării banilor și finanţării terorismului, precum și pentru modificarea și completarea unor acte normative), conform art. 6, alin. 1, lit. c) din Regulamentul General privind protecţia datelor;
  5. în vederea soluţionării de reclamaţii si sesizări în staţiile de carburanţi Rompetrol, telefonic prin Infoline sau prin corespondenta, conform art. 6 alin. 1), lit. c) si f) din Regulamentul General privind protecţia datelor, în vederea îndeplinirii unei obligaţii legale (Ordonanţa nr. 21/1992 privind protecţia consumatorilor), respectiv pentru îndeplinirea unui interes legitim al Operatorului ce constă în analiza si soluţionarea incidentelor sesizate;
  6. pentru contactarea dumneavoastră în scopul obţinerii opiniei dumneavoastră privind serviciile și produsele Operatorului și ale Grupului KMG International achiziţionate de dumneavoastră, prin apelare telefonică, e-mail, SMS, website, canale de social media și aplicaţii mobile în conformitate cu art. 6, alin. 1), lit. f) din Regulamentul General privind protecţia datelor, respectiv în interesul legitim al operatorului;
  7. pentru raportările intra-grup, respectiv pentru realizarea serviciilor de deservire a clienţilor prin entităţile din Grupul KMG International, conform art. 6, alin. 1), lit. f) din Regulamentul General privind protecţia datelor, în interesul legitim al Operatorului de organizare a activităţilor sale de deservire a clienţilor săi intr-un mod cât mai eficient, asigurând astfel un nivel ridicat al calităţii serviciilor și produselor oferite;
  8. pentru recuperarea de creanţe pe care le datoraţi Operatorului, pe cale amiabilă/pe calea executării silite, inclusiv pentru soluţionarea diferitelor litigii, conform contractelor încheiate și a interesului legitim al Operatorului de a recupera creanţele aferente relaţiei contractuale existente cu dumneavoastră, conform art. 6, alin. 1), lit. b) și f) din Regulamentul General privind protecţia datelor;
  9. pentru supravegherea video prin înregistrarea imaginii dumneavoastră în cazul în care vizitaţi sediile Operatorului sau staţiile de carburanţi Rompetrol, se realizează în vederea unui interes legitim și a unei obligaţii legale a Operatorului conform art. 6, alin. 1), lit. f) si c) din Regulamentul General privind protecţia datelor, respectiv securitatea obiectivelor si a persoanelor potrivit Legii nr. 333/2003;
  10. pentru soluţionarea diferitelor solicitări, cereri adresate Societăţii, analize propuneri de parteneriat/investiţii, precum și de furnizare a unor informaţii solicitate de către persoane vizate, pe cale scrisa, conform art. 6, alin. 1, lit. c) si f) din Regulamentul General privind protecţia datelor, în temeiul unei obligaţii legale a Operatorului, respectiv a interesului legitim al acestuia;
  11. pentru profilarea dumneavoastră, respectiv pentru a vă putea oferi informaţii privind produse și servicii standard sau personalizate din portofoliul entităţilor din Grupul KMG International, prin analiza serviciilor achiziţionate, a tranzacţiilor efectuate și a altor informaţii similare, în conformitate cu art. 6, alin. 1), lit. a) din Regulamentul General privind protecţia datelor, respectiv în temeiul consimţământului dumneavoastră;
  12. pentru scopuri de marketing, prin utilizarea mijloacelor de comunicare, respectiv e-mail, sms, fax, apel telefonic, notificari prin aplicatii mobile, cum ar fi pentru primirea de newsletter/e si alte comunicări comerciale pentru promovarea produselor si serviciilor grupului KMG International din care face parte Operatorul, în conformitate cu art. 6 alin. 1), lit. a) din Regulamentul General privind protecţia datelor, în temeiul consimţământului dumeavoastră;
  13. pentru scopuri de marketing, prin utilizarea mijloacelor de comunicare, respectiv e-mail, sms, fax, apel telefonic, notificari prin aplicatii mobile, cum ar fi pentru organizarea de evenimente interne si externe, respectiv invitarea dumneavoastră la aceste evenimente, în conformitate cu art. 6 alin. 1) lit. a) din Regulamentul General privind protecţia datelor, în temeiul consimţământului dumneavoastră;
  14. pentru participarea la tombole si alte promotii bazate pe un anumit comportament de consum, în conformitate cu art. 6, alin. 1) lit. a) din Regulamentul General privind protecţia datelor, în temeiul consimţământului dumneavoastră;
  15. pentru prestarea serviciilor și facilităţillor Programului de fidelitate Rompetrol Go, in conformitate cu art. 6, alin. 1, lit. b) din Regulamentul General privind protecţia datelor, respectiv în temeiul încheierii si executării unui contract cu persoana vizată.

În cazul în care Societatea va decide să prelucreze datele dumneavoastră cu caracter personal în alte scopuri, îndeosebi în baza art. 6, alin. 1, lit. a) din Regulamentul General UE privind protecţia datelor, și a actelor normative interne aprobate în vederea implementării Regulamentului General UE, respectiv în baza consimţământului dumneavoastră, vi se va transmite o notificare de informare separată, pentru a vă permite să vă exprimaţi consimţământul expres, în mod liber.



3. Durata prelucrării datelor cu caracter personal

În cadrul scopurilor legate de executarea contractului încheiat cu dumneavoastră și prestării serviciilor și produselor achiziţionate de către dumneavoastră, precum și pentru derularea programului de fidelitate, datele dumneavoastră cu caracter personal vor fi stocate pe o perioadă limitată de timp, într-un loc sigur şi în conformitate cu condiţiile şi prevederile legale, astfel:

  • documentele care conţin date cu caracter personal de natură financiar contabilă vor fi stocate 10 ani de la data încheierii exerciţiului financiar în cursul căruia au fost acestea întocmite, conform Legii contabilităţii nr. 82/1991;
  • înregistrarile convorbirilor telefonice aferente cererilor/solicitarilor adresate Operatorului, vor fi păstrate   4 luni de la data efectuării apelului, cu exceptia înregistrarilor privind reclamaţiile care vor fi păstrate 3 ani de la data soluţionării acestora;
  • documentele care conţin date cu caracter personal și sunt prelucrate în scopul recuperării de creanţe pe care le datoraţi Operatorului se vor păstra până la finalizarea procedurilor de recuperare sau, după caz, până la  soluţionarea definitivă a eventualelor litigii;
  • datele cu caracter personal în scop de marketing se vor păstra până la retragerea consimţământului dumneavoastră sau până la încetarea relaţiei contractuale;
  • durata stocării înregistrărilor video, captate de camerele video de supraveghere este de aproximativ 30 de zile de la data realizării acestora;
  • datele cu caracter personal prelucrate în vederea soluţionării diferitelor solicitări, cereri adresate Societăţii, analize propuneri de parteneriat/investiţii, precum și de furnizare a unor informaţii solicitate de către persoane vizată pe cale scrisa se vor păstra până la soluţionarea acestora;
  • datele prelucrate în cadrul programului de fidelitate se vor păstra pe toată perioada înrolării dumneavoastră, precum și pe durata existenţei unei obligaţii legale pentru stocarea acestora.



4. Necesitatea prelucrării datelor cu caracter personal

Datele prelucrate în scopurile prevăzute la punctul 1 literele a) –d) sunt necesare în vederea fie a încheierii sau executării contractului încheiat cu dumneavoastră, fie pentru respectarea unei obligaţii legale a Operatorului, astfel că refuzul dummneavoastra de a transmite Operatorului aceste date poate determina imposibilitatea semnarii contractului si/sau derularii  relaţiei contractuale pentru anumite servicii, cum ar fi serviciul Fill&Go Personal.

În cazul înrolării în programul de fidelitate Rompetrol Go, datele dumneavoastră cu caracter personal (nume, prenume, telefon) sunt necesare pentru înregistrare, astfel că refuzul dumneavoastră de a transmite Operatorului aceste date poate determina imposibilitatea înrolării în programul de fidelitate.



5. Persoanele Împuternicite și Destinatarii datelor

Datele cu caracter personal pot fi transmise către:

  • reprezentanţii persoanei vizate, alte companii din interiorul sau din afara grupului KMG International, Societăţile din Grupul KMG International care prestează activitati pentru Societate în domeniul de achiziţii, relaţiilor de muncă sau cărora Societatea raportează rezultatele activităţii sale, cum ar fi KMG Rompetrol Services Center S.R.L., Global Security System S.A. KMG Rompetrol S.R.L.
  • societăţile comerciale care asigură operarea staţiilor de carburanţi Rompetrol, în numele și pe seama Rompetrol;
  • alte societăţi ale grupului Operatorului din UE/EEA.
  • furnizorii de servicii IT si de telecomunicaţii, curierat, agenţiile de publicitate, alţi parteneri contractuali (de ex. avocaţi, societăţi de recuperare creanţe, auditori ţinuţi de obligaţia de confidenţialitate cu privire la datele transmise).
  • Autorităţile statului precum ANAF, ANPC etc. pe baza competenţelor acestora prevăzute de legea aplicabilă.



6. Transferul datelor cu caracter personal:

Datele cu caracter personal pot fi accesate de către alte societati din Grupul KMG International din alte ţări, în vederea realizării de proiecte comune sau auditării activităţilor entităţilor din Grup, după cum urmează:

  • KMG Rompetrol Kazahstan, cu sediul în Astana, Raion Esil, Sos. Kurgalzhinskoe nr. 4a, 010000, Republica Kazahstan. Menţionam faptul ca pentru Kazakhstan, Operatorul a încheiat cu KMG Rompetrol Kazahstan contract de export de date cu caracter personal dupa modelul standard furnizat de catre Comisia Europeană. O copie a acestui contract poate fi obtinută prin transmiterea unei cereri în acest sens la adresa de e-mail: dataprotection@rompetrol.com.

În cazul în care datele dumneavoastră cu carcater personal se vor transfera către alte societăţi din alte ţări, veţi fi informat si se vor aplica garanţiile prevăzute de art. 44-49 din Regulamentul General privind protecţia datelor.

Datele transmise terţilor vor fi adecvate, pertinente si neexcesive prin raportare la scopul în care au fost colectate si care permite transmiterea către un anumit terţ.



7. Drepturile persoanei vizate

Pentru o informare completă, în calitate de persoana vizată, aveţi următoarele drepturi cu privire exclusivă la datele dumneavoastră cu caracter personal, prevăzute de Regulamentul General privind protecţia datelor:

(a) Dreptul de acces înseamnă că aveţi dreptul de a obţine o confirmare din partea Operatorului dacă prelucrează sau nu datele cu caracter personal care vă privesc și, în caz afirmativ, puteţi avea acces la datele respective și la informaţii privind modalitatea în care sunt prelucrate datele.

(b)Dreptul la portabilitate a datelor se refera la dreptul de a primi datele personale într-un format standard, structurat, utilizat în mod curent și care poate fi citit automat și dreptul ca datele dvs. să fie transmise altui operator fără obstacole din partea Operatorului, în cazul în care aceste date sunt prelucrate în mod automat, în temeiul consimtamantului dumneavoastră exprimat conform art. 6 alin. 1) lit. a), respectiv în temeiul unui contract conform art. 6 alin. 1) lit. b) din Regulamentul General UE privind protecţia datelor.

(c) Dreptul la opoziţie reprezintă dreptul de a vă opune, din motive legate de situaţia particulară în care va aflaţi, prelucrării datelor cu caracter personal care va privesc, inclusiv creării de profiluri pe baza respectivelor date, atunci când prelucrarea se realizează în temeiul art. 6 alin. 1) literele e) si f), respectiv pentru realizarea unui interes legitim al operatorului sau pentru realizarea unei sarcini care servește unui interes public.

(d) Dreptul la rectificare se refera la corectarea, fără întârzieri nejustificate, a datelor cu caracter personal inexacte. Aveţi dreptul de a obţine completarea datelor cu caracter personal care sunt incomplete, inclusiv prin furnizarea unei declaraţii suplimentare, iar datele rectificate vor fi comunicate fiecărui destinatar care a primit datele, cu excepţia cazului în care acest lucru se dovedește imposibil sau presupune eforturi disproporţionate.

(e) Dreptul la ștergerea datelor ("dreptul de a fi uitat") reprezintă dreptul de a solicita ștergerea datele cu caracter personal, fără întârzieri nejustificate, în cazurile în care: datele nu mai sunt necesare pentru îndeplinirea scopurilor pentru care au fost colectate sau prelucrate; vă retrageţi consimţământul si nu exista alt temei legal pentru prelucrare; vă opuneţi prelucrării si nu exista motive juridice legitime care prevalează; datele cu caracter personal au fost prelucrate ilegal; datele cu caracter personal trebuie șterse pentru respectarea unei obligaţii legale; datele cu caracter personal au fost colectate în legătură cu oferirea de servicii ale societatii informaţionale. Ștergerea datelor va fi comunicata fiecărui destinatar care a primit datele, cu excepţia cazului în care acest lucru se dovedește imposibil sau presupune eforturi disproporţionate.

(f) Dreptul la restricţionare a prelucrării se referă la cazul în care persoana contestă exactitatea datelor, pe o perioada care permite băncii verificarea corectitudinii datelor; în cazul în care prelucrarea este ilegala, iar persoana se opune ștergerii datelor cu caracter personal, solicitând în schimb restricţionarea utilizării lor; în cazul în care Operatorul nu mai are nevoie de datele cu caracter personal în scopul prelucrării, dar persoana i le solicită pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanţă; în cazul în care persoana s-a opus prelucrării pentru intervalul de timp în care se verifică dacă drepturile legitime ale operatorului prevalează asupra celor ale persoanei respective.

(g) Dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrare automata, inclusiv crearea de profiluri, care produce efecte juridice care va privesc sau care va afectează intr-o măsura semnificativa, cu excepţia prelucrărilor care vizează încheierea sau executarea unui contract cu dumneavoastră, o asemenea prelucrare este autorizata de prevederile legale aplicabile sau prelucrarea datelor se realizează pe baza consimțământului dumneavoastră liber exprimat.

(h) Dreptul de a vă retrage consimțământul. Atunci când prelucrarea datelor cu caracter personal se realizează în temeiul acordului dumneavoastră, aveţi dreptul de a va retrage în orice moment consimțământul, fără a afecta legalitatea prelucrării efectuate pe baza consimțământului înainte de retragerea acestuia.

Toate aceste drepturi pot fi exercitate printr-o cerere scrisă, datată și semnată, transmisă la adresa sediului Rompetrol Downstream S.R.L. menţionată mai sus, precum și pe e-mail în atentia responsabilului cu protecţia datelor, la adresa dataprotection@rompetrol.com sau prin apelarea  numerelor de telefon 0800 0800 08 sau 0800 0800 12. Cererea dumneavoastră va fi analizată, urmând să primiţi un răspuns în maxim 30 de zile.

De asemenea, în calitate de persoană vizată aveţi dreptul de a vă adresa Autorităţii Naţionale pentru Supravegherea Prelucrării Datelor cu Caracter Personal și justiţiei.

Operatorul de date cu caracter personal garantează faptul ca prelucrează datele dumneavoastră în condiţii de legitimitate, implementând totodată măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru asigurarea integrităţii și confidenţialităţii datelor conform art. 25 si 32 din Regulamentul General privind protecţia datelor.

Conținutul Notei de informare va putea suferi modificări pe parcursul derulării de către Operator a activității sale comerciale, modificări care vor fi în concordanță cu fluxurile operaționale derulate. Varianta actualizată a prezentului document va fi disponibila clienților Rompetrol pe următorul canal de comunicare: https://www.rompetrol.ro/companie/protectia-datelor